Finanzkoordinator & Büroassistent (F/M/D) - Köln, Deutschland

Wir suchen einen Mitarbeiter / Sachbearbeiter für unser Team in Köln im Bereich Finanzen und Office Administration. Diese Rolle ist verantwortlich für die Unterstützung unserer schnelllebigen, aufgabenorientierten Kultur bei Personaloperationen und Teamprojekten im Finanzbereich.

Wesentliche Aufgaben:
Finanzen:

  • Zusammenarbeit mit der deutschen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer vor Ort
  • Um sicherzustellen, dass alle statutarischen Dokumente / Erklärungen rechtzeitig eingereicht werden
  • Um sicherzustellen, dass alle Gehaltsabrechnungen ordnungsgemäß verarbeitet und bezahlt werden
  • Um sicherzustellen, dass Informationen abgerufen werden können, um lokale KPI-Berichte zu erstellen
  • Bearbeitung von Lieferantenrechnungen in ERP
  • Sicherstellung der fristgerechten Zahlung von Rechnungen und Auslagen gemäß den Finanzverfahren
  • Bereitstellung lokaler Buchhaltungsinformationen für die Zentrale (Bankbericht, Rechnungsbericht usw.)
  • Meldung von finanziellen Unregelmäßigkeiten oder Problemen an den Global Controller
  • Kontaktaufnahme mit Kunden zu Inkassoproblemen oder Abstimmung mit dem zuständigen Ansprechpartner für den Vertrieb oder anderen betroffenen Abteilungen
  • Interagieren Sie per Telefon und E-Mail mit internen und externen Kunden, um Probleme zu lösen, Konten abzustimmen und schnelle Zahlungen sicherzustellen
  • Stellen Sie sicher, dass alle Kunden über ihre ausstehenden Rechnungen und Termine informiert bleiben
  • Verwaltung der Portokasse
  • Unterstützung bei anderen Finanzaufgaben, wenn Sie dazu aufgefordert werden
  • Bei Bedarf an Gruppenfinanzierungsprojekten mitwirken

Büroassistenz

  • Entgegennahme der Telefone der Zentrale, Empfang von Besuchern, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
  • Vorbereitung von Besprechungen (wenn gebucht und angekündigt) auf Anfrage
  • Kauf aller erforderlichen Büromaterialien
  • Bestellen und koordinieren Sie alle erforderlichen Reparaturen von Geräten
  • Unterstützung beim Scannen, Drucken und Archivieren sowie bei der Vorbereitung von Briefen usw., wenn dies angefordert wird
  • Nehmen Sie an der täglichen Verwaltung von eZ in Köln teil und tragen Sie auf allen Ebenen zur praktischen, täglichen Arbeitsweise des Büros bei und sorgen Sie für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -regeln
  • Unterstützung bei Reisevorbereitungen (Buchung von Flügen, Hotels usw.) und Prüfung der Reisekostenabrechnungen
  • Unterstützen Sie andere Abteilungen nach Bedarf

Dein Profil:

  • Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung im Finanzbereich
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Muss
  • Liebe zum Detail und effektiver Umgang mit Informationen
  • Hohe Problemlösungsmentalität, keine Scheu Fragen zu stellen
  • In der Lage sein, eigeninitiativ und unabhängig zu arbeiten
  • Sehr gut organisiert und in der Lage, dementsprechend Prioritäten zu setzen
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten, die eine effektive Kommunikation mit Finanz- und Nicht-Finanzleuten ermöglichen
  • Proaktive und enthusiastische Herangehensweise, die Bereitschaft zu lernen und sich zu entwickeln
  • Sie sind ein wahrer Teamplayer

Wir bieten:

  • Konkurrenzfähiges Gehalt und hervorragende Leistungen
  • Echte Möglichkeiten für Wachstum und persönliche Entwicklung
  • Hervorragende Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Freundliche und kollaborative Teamkollegen auf der ganzen Welt

Nehmen Sie die Herausforderung an, in einem internationalen, innovativen und aufgeschlossenen Umfeld mit flachen Hierarchien und dynamischen Teamkollegen zu arbeiten.
Interesse?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung in Englisch mit Angabe Ihres Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail an unseren VP Human Resources.